E-Mail-Posteingang organisieren: Der richtige Umgang mit der E-Mail-Flut
Mit den passenden Strategien nimmt man übervollen E-Mail-Postfächern den Schrecken und schont Zeit und Nerven.
(Bild: Albert Hulm)
- Sigrid Hess
Allen Abgesängen zum Trotz ist E-Mail nach wie vor das digitale Kommunikationsmittel Nummer eins, vor allem im geschäftlichen und professionellen Umfeld. In Zeiten von Corona und Homeoffice ist es für viele sogar das einzige. Je nach Kommunikationskultur von Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Partnern wird der Posteingang des E-Mail-Programms allerdings zum ernsthaften Produktivitätsblocker. Das muss nicht sein.
Regelmäßig abarbeiten
Einer der besten Leitsätze für den Umgang mit E-Mails ist: "Halte es damit wie mit dem Essen: regelmäßig, aber nicht ständig." Was "regelmäßig" genau ist, hängt vom Arbeitsplatz ab. Arbeiten Sie direkt im Kundenkontakt und ist die E-Mail der wichtigste Eingangskanal, dann ist das Postfach sicher immer offen und sichtbar. Doch an den meisten anderen Arbeitsplätzen ist ein Rhythmus zwischen einmal stündlich und einmal täglich passend. Dann bearbeiten Sie alle E-Mails, die in der Zwischenzeit angekommen sind. Danach können Sie das Postfach wieder schließen und sich den Prioritäten des Tages widmen. Das hilft, um den immer dringlich scheinenden Nachrichten nicht Vorrang zu geben vor den tatsächlich wichtigen Zielen des Tages.
Für ein festes Zeitfenster in der Woche – mindestens eine Stunde, besser drei am Stück – sollten Sie komplette E-Mail-Abstinenz einplanen, um die Bugwelle an Unerledigtem abzutragen oder auch an Wichtigem zu arbeiten, für das Sie Ruhe brauchen. In dieser Zeit sollten Sie alle Benachrichtigungen stumm schalten, um konzentriert bleiben zu können. Vielleicht kann man auch mit einem Kollegen vereinbaren, sich gegenseitig für zwei Stunden in der Woche vor allen Störungen zu schützen. Das geht besser, als man zunächst denken mag, und der Nutzen ist immens.
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